Как собрать функциональные требования к будущему сайту

Редакция «Текстерры»

Перед постановкой технического задания (ТЗ) на разработку заказчик должен четко понимать, какие задачи будет решать его сайт и как взаимодействовать с посетителями. На языке разработчиков это называется «собрать функциональные и бизнес-требования». В таком случае заказчик сможет точно оценить бюджет и время выполнения, а разработчику не придется переделывать свою работу.

В этой статье расскажу, что такое функциональные и бизнес-требования и почему их нужно собрать перед постановкой ТЗ.

Что такое функциональные требования

Функциональные требования – это особенности сайта, которые должен воплотить в жизнь разработчик. Они описывают то, как система будет работать при выполнении определенных действий пользователя. Например, как проходит регистрация в личном кабинете, покупка товара или оформление подписки.

Само слово «функционал» подводит к тому, что мы задаем вопрос: как работает этот сайт, какие у него будут функции. Сюда относится все, что касается логики работы.

Если заказчик хочет интернет-магазин, то сразу возникает куча вопросов: есть ли в магазине личный кабинет, есть ли в корзине возможность оплаты через эквайринг, существует ли какая-то система лояльности и еще множество нюансов.

Пример того, как выглядят функциональные требования в техзадании

Кроме функциональных требований, есть еще нефункциональные. Это атрибуты сайта, которые нужны для его устойчивой работы, при этом не связанные с основным функционалом.

Нефункциональных требований очень много. Вот основные:

• Производительность. Например, скорость загрузки страницы или время реакции на определенные действия.
• Удобство для пользователя. Насколько интуитивное меню, сколько времени уходит у пользователя на поиск нужной информации.
• Безопасность. Персональные данные должны быть защищены от взломов, хакерских атак, вирусов.
• Совместимость. Как сайт смотрится на различных браузерах и устройствах. Возможно, с экрана телефона часть картинки не видно.
• Локализация. Если компания сотрудничает с иностранными клиентами, нужно адаптировать сайт под их запросы. Например, перевести контент на английский язык, добавить другую валюту или часовые пояса.

Нефункциональные требования могут касаться, например, визуальной части – красивых картинок, эффектов, шрифтов. Другими словами, всего того, что мы называем user interface (UI) – внешнего вида сайта. Также сюда относится user experience (UX) – удобство пользователя.

Чтобы объяснить отличие функциональных требований от нефункциональных, приведу такое сравнение. Функциональные требования – это авто или телега, у которых есть 4 колеса, место, где сидеть, и тягловая сила (двигатель или лошадь). А нефункциональные – это кузов мерседеса, с красивыми лампочками и шильдиками. Большинство людей покупают этот значок мерседеса на капоте, но это не отменяет и того, что под капотом все должно хорошо работать.

То же самое с сайтом. Функциональные требования касаются начинки, содержимого, которое не видно пользователю, это шестеренки внутреннего механизма, а нефункциональные пользователь видит сразу, как только заходит на сайт.

Что такое бизнес-требования

Бизнес-требования – это общие задачи, которые должен решать сайт. Ключевое отличие бизнес-требований от функциональных в том, что они должны быть понятны руководителю компании, который не знаком с техническими тонкостями веб-разработки.

Бизнес-требования включают:

• Информацию о компании: название, год основания, сфера деятельности, товарный знак, список клиентов, преимущества перед конкурентами.
• Данные о целевой аудитории. Нужно примерно представлять, кто будет посетителем сайта: его пол, возраст, регион проживания, привычки и увлечения. Еще нужно понимать, зачем людям вообще приходить к вам на сайт. Например, купить товары, узнать стоимость дизайн-проекта или почитать новости.
• Цель создания сайта: что вы хотите получить в итоге. Например, увеличить количество продаж или повысить узнаваемость бренда.

Каждую задачу можно решить несколькими способами, важно расставить нужные акценты изначально. Например, если компания заказывает сайт и целью является подтвердить статусность, акцент при разработке будет делаться на эргономичность, фирменный стиль клиента и удобство коммуникации. Если в бизнес-требованиях стоит «получить прибыль» – в первую очередь важно будет показать заказчику возможности получения дополнительной прибыли с помощью сайта, хотя одно другому не мешает.

Бизнес-требования от заказчика сайта

Зачем нужны функциональные и бизнес-требования

Функциональные и бизнес-требования решают такие задачи:

1. Упрощают взаимодействие между заказчиком и разработчиком. Они помогают избежать недопонимания, определяют общие термины и роли.
2. Сокращают срок реализации проекта. Благодаря четким требованиям разработка сайта займет меньше времени.
3. Экономят бюджет. Когда заказчик понимает что ему нужно, он может более точно спланировать бюджет. Размытые требования приводят к неопределенной стоимости разработки, которая впоследствии может вырасти.
4. Выявляют возможные ошибки. Выявление ошибок на начальном этапе поможет сократить время и деньги на их исправление.
5. Помогают предвидеть итоговый результат. С помощью требований разработчик понимает, что двигается в правильном направлении. Они не дают увлечься и отойти от первоначальной идеи, выступая некими границами проекта.

Выполнение функциональных и бизнес-требований – готовые критерии, по которым заказчик принимает и оценивает работу команды разработчика.

Кто занимается сбором требований

Когда заказчик до конца представляет себе, каким должен быть сайт на выходе, собирать требования должен именно он. Кроме владельца бизнеса никто не понимает, как нужно продавать услуги, какие инструменты нужны для продвижения, в чем заключаются боли клиентов.

Сбором функциональных требований занимаются, прежде всего, отдел маркетинга и IT-отдел. Для максимальной конверсии главная страница сайта должна содержать ответы на все потенциальные вопросы клиентов, снимать их возражения, страхи. Поэтому нелишним будет собрать такую информацию у отделов продаж и клиентского сервиса.

Если компания небольшая, где нет штатных маркетологов, аналитиков, программистов, стоит привлечь стороннее агентство для проведения конкурентного анализа и разработки digital-стратегии. Как вариант, можно доверить сбор требований компании, которая будет непосредственно разрабатывать сайт.

Заказчик может собирать требования в паре с маркетологом. Иногда подключается специалист от разработчика. Но все равно, продумывание логики работы сайта висит на заказчике. Это не тот вопрос, где можно откупиться деньгами.

Так что, если вы не знаете, каким должен быть ваш сайт, хотя бы в общих чертах, то, скорее всего, он вам и не нужен.

Перед сбором требований заказчик просматривает сайты конкурентов, подробно изучает бизнес заказчика, чтобы при встрече задать ему наводящие вопросы и предложить сайт, который будет решать основные задачи.

При сборе функциональных требований заказчик начинает понимать, как будет выглядеть его сайт, как и что будет расположено, какие процессы будут происходить. Если компания совсем небольшая, рекомендую привлечь агентство, консультанта, маркетолога на аутсорсинге на время реализации проекта (это гораздо дешевле штатного сотрудника), но не надеяться, что подрядчик сделает все. Необходимо предоставить ему полную информацию о продукте, клиентах, задачах компании.

Необходимы хотя бы минимальные маркетинговые компетенции в рамках компании, чтобы можно было оценить результаты: возможностей для самообразования сейчас немало, есть курсы, вебинары, статьи, в том числе ориентированные на собственников бизнеса.

Как проходит сбор требований

Методы сбора функциональных и бизнес-требований:

• бриф на разработку сайта;
• личное интервью;
• изучение документации компании (например, регламентов, спецификаций продукта, инструкций);
• участие представителя от компании-заказчика;
• мозговой штурм;
• общее совещание.

Требования собираются в отдельный документ, на основе которого уже составляется техническое задание разработчику. Он выглядит в виде брифа и не содержит технической информации.

Для удобства документ обычно разбит на несколько разделов:

• Бизнес-требования. Это самые приоритетные требования, которые определяют цель создания сайта и задачи.
• Дизайнерские требования. Здесь описаны цвета, шрифты, стилистика будущего сайта. Они должны совпадать с идеей или фирменным стилем заказчика.
• Требования пользователей сайта. В данном блоке прописано, какую информацию может просматривать/добавлять/редактировать пользователи сайта. Например, менеджеру по продажам в интернет-магазине нужен только доступ к заказам, а бухгалтеру – к счетам и отчетам.
• Требования посетителей сайта. Здесь описан путь посетителя на сайте. Если проект очень крупный, составляется полноценная концепция поведения аудитории – Customer Journey Map.

Функциональные требования чаще всего формулируются в процессе работы над проектом. Иногда заказчик приходит с примером «хочу как у них», иногда – рассказывает, как он хочет, чтобы сайт работал. Бывает, что заказчик не знает всех возможностей и просто описывает их своими словами.

Чаще всего данные, по которым составляется техническое задание, собираются именно в процессе разговора: менеджер слушает, фиксирует и прописывает итоги разговора. После согласия заказчика он формирует документ, который передается главному менеджеру проекта. Этот процесс кажется долгим, но разработка – вообще непростая область.

Мы скидываем бриф на заполнение, где заказчик своими словами рассказывает, что у него должно быть на сайте и как это все будет работать, а также пожелания по внешнему виду. Если этого недостаточно, подключаются наши сотрудники: маркетологи и программисты.

Иногда в процессе работы выясняется, что заказчику вообще не нужен сайт, вся его аудитория обитает в социальных сетях. Ну не нужен девочке-маникюрщице продающий лендинг, все ее заказчицы сидят в соцсетях.

Зачастую клиент очень поверхностно представляет, какой дизайн хочет увидеть. Поэтому на предварительной встрече мы подробно обсуждаем и предлагаем различные идеи, чтобы понять, какая стилистика больше подойдет и в какую сторону двигаться нашему дизайнеру.

Но для многих клиентов сложно визуализировать эти идеи. Поэтому приходится подбирать множество различных и разносторонних сайтов, примеров стилистики, концепции и дизайнерских решений, которые могут как-то определить вектор направления.

Если клиент затрудняется на встрече или просто не желает подробно расписывать бизнес-процессы в его компании, то менеджер пытается разговорить его и получить нужную информацию, например, предлагая те или иные решения на сайте, которые будут полезны пользователям.

Если вы рассматриваете продвижение сайта в поисковых системах, необходимо до подготовки техзадания собрать семантическое ядро, которое будет влиять как на структуру сайта (разделы), так и на контент.

Как правило, делают наоборот: сначала запускают сайт, затем начинают заниматься продвижением. Также сайт должен соответствовать техническим требованиям поисковиков, и эти моменты нужно прописать в ТЗ. Еще нужно учесть поведенческие факторы, например, включить элементы для удержания посетителей, чтобы увеличить время нахождения на сайте.

Пример брифа компании. Из него станет понятно, чем занимается предприниматель и в чем ключевые преимущества его продукта

Ошибки при сборе функциональных и бизнес-требований

Функциональные требования нужно указывать корректно: без непонятных формулировок и субъективных оценок, которые нельзя проверить, а значит использовать при разработке сайта. При этом важно соблюдать баланс между подробностью и избыточностью. Если слишком уходить в детали, техзадание получится перегруженным и разработчику потребуется много времени на его изучение.

Окончательной версии требований не существует. Можно определиться с техническими требованиями и структурой, однако некоторые элементы необходимо постоянно тестировать и выбирать наиболее эффективные. Например, визуализацию первого экрана или формы заявок.

Если предположить ситуацию, что функциональные и бизнес-требования будут собираться после составления технического задания, итогом станет увеличение срока работы, так как от требований зависит, что будет в приложении/сайте, как это будет работать. Придется заново пересчитывать стоимость проекта с учетом новых вводных и снова согласовывать то, какие функции будут закрывать новые потребности заказчика. Сбор полной информации по запросу заказчика логически происходит до составления технического задания, и чем качественнее он пройдет, тем быстрее и лучше получится результат.

Какие ошибки чаще всего допускают при сборе ФТ и БТ?

Если менеджер не подготовился к очной встрече, не проанализировал другие сайты, не до конца понял специфику бизнеса, то впоследствии могут возникнуть трудности.

Бывает такое, что в процессе обсуждения не учли какую-нибудь роль пользователя, который будет взаимодействовать с сайтом.

Например, полностью обсудили все процессы и требования для интернет-магазина, но совсем забыли про бухгалтера, который должен просматривать отчет по продажам и формировать накладные и счета, в случае если клиент юридическое лицо. В дальнейшем делается дополнительное соглашение и продукт дорабатывается.

Макет будущего сайта на основе функциональных и бизнес-требований заказчика

Выводы

• Собрать функциональные и бизнес-требования нужно перед постановкой техзадания на разработку сайта. Это сэкономит бюджет заказчика, сократит время создания и исключит недопонимание сторон.
• Чем конкретнее поставлены требования в ТЗ, тем больше вероятность создания сайта, который будет решать все поставленные задачи.
• Принимать участие в сборе требований должен непосредственно заказчик, так как именно он понимает всю специфику бизнеса. Но если компания небольшая, стоит привлечь к проекту специалистов на аутсорсе или доверить сбор требований команде разработчика.

Мы в TexTerra тоже начинаем разработку сайта со сбора функциональных и бизнес-требований. Это помогает нам выполнить работу в точности так, как это необходимо клиенту. При этом заказчик во время проработки требований сам лучше понимает, что получит на выходе. Если вашему бизнесу нужен сайт – обращайтесь за разработкой в TexTerra.